Databehandleraftale 01.09.2023

Databehandleraftale udarbejdet i overensstemmelse med Datatilsynets Standardkontraktsbestemmelser accepteret af Det Europæiske Databeskyttelsesråd

Databehandleraftale udarbejdet i overensstemmelse med Datatilsynets Standardkontraktsbestemmelser accepteret af Det Europæiske Databeskyttelsesråd

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen)

Kunde

Adresse

Postnummer By                                                                                        

DK

CVR-nr.:

i det følgende benævnt den "Dataansvarlige"

og

WOBA ApS       

Landgreven 3

1301 København K

DK

CVR-nr.: 37609641

i det følgende benævnt "Databehandleren"

hver for sig benævnt "Parten" og samlet "Parterne".

Har aftalt følgende Kontraktbestemmelser ("Bestemmelser") med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af registreredes rettigheder

 

1. Indhold
2. Præambel
3. Den Dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 
4. Databehandleren handler efter instruks 
5. Fortrolighed Behandlingssikkerhed 
6. Anvendelse af underdatabehandlere
7. Overførsel af data til tredjelande eller internationale organisationer 
8. Bistand til den Dataansvarlige 
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden 
10. Sletning og returnering af oplysninger 
11. Revision og inspektion 
12. Parternes aftale om andre vilkår 
13. Ikrafttræden og ophør 
14. Kontaktpersoner hos den Dataansvarlige og Databehandleren 

Bilag A Oplysninger om behandlingen 

Bilag B Underdatabehandlere 

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 

Bilag D Parternes regulering af andre forhold 

2.     Præambel

2.1    Disse Kontraktbestemmelser (”Bestemmelser”) fastsætter Databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

 

2.2    Bestemmelserne er udformet med henblik på Parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF ("databeskyttelsesforordningen").

 

2.3    I forbindelse med levering af systemet WOBA HR-platform (herefter Systemet) i henhold til indgået kontrakt herefter benævnt hovedaftalen behandler Databehandleren personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

 

2.4    Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem Parterne.

 

2.5        Der hører fire bilag til Bestemmelserne, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

 

2.6        Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

 

2.7        Bilag B indeholder den Dataansvarliges betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste over underdatabehandlere, som den Dataansvarlige har godkendt brugen af.

 

2.8        Bilag C indeholder den Dataansvarliges instruks for så vidt angår Databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med Databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

 

2.9        Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.

 

2.10      Såfremt standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, udgør grundlaget for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V, er disse vedhæftet som Bilag E og E1.

 

2.11      Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge Parter.

 

2.12      Disse Bestemmelser frigør ikke Databehandleren fra forpligtelser, som Databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

 

3.       Den Dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1    Den Dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2    Den Dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler der må ske behandling af personoplysninger.

3.3     Den Dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som Databehandleren instrueres i at foretage.

 

4.       Databehandleren handler efter instruks

4.1        Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i Bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den Dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2        Databehandleren underretter omgående den Dataansvarlige, hvis en instruks efter Databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

 

4.3        Databehandleren underretter omgående den Dataansvarlige, hvis Databehandleren på et tidspunkt i løbet af Databehandleraftalens varighed behandler personoplysninger i strid med den dokumenterede instruks.

 

5.       Fortrolighed

5.1        Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den Dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt Databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

 

5.2        Databehandleren skal efter anmodning fra den Dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt Databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

 

6.       Behandlingssikkerhed

6.1        Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den Dataansvarlige og Databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den Dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

6.1.1   Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger.

6.1.2      Evnen til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester.

6.1.3 Evnen til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse.

6.1.4 En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden.

6.2     Efter databeskyttelsesforordningens artikel 32 skal Databehandleren – uafhængigt af den Dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den Dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for Databehandleren, som gør denne i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3    Derudover skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelse efter databeskyttelsesforordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den Dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren allerede har gennemført i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den Dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter databeskyttelsesforordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den Dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som Databehandleren allerede har gennemført, skal den Dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i Bilag C.

 

7.       Anvendelse af underdatabehandlere

 

7.1    Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2    Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den Dataansvarlige.

7.3    Databehandleren har den Dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den Dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den Dataansvarlige mulighed for at gøre indvendinger mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som den Dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af Bilag B.

7.4    Når Databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den Dataansvarlige, skal Databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er således ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder Databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

 

7.5    Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den Dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den Dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser, som følger af disse Bestemmelser, er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den Dataansvarlige.

 

7.6    Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver Databehandleren fuldt ansvarlig over for den Dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den Dataansvarlige og Databehandleren, herunder underdatabehandleren.

 

8.       Overførsel af data til tredjelande eller internationale organisationer

 

8.1     Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af Databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den Dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2    Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som Databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den Dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Databehandleren er underlagt, skal Databehandleren underrette den Dataansvarlige om dette retlige krav inden behandlingen, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

 

8.3    Uden dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige kan Databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

8.3.1.  Overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation.

8.3.2   Overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland.

8.3.3   Behandle personoplysningerne i et tredjeland.

8.4    Den Dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i Bilag C.6.

8.5    Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardbestemmelser om databeskyttelse som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V, medmindre standardkontraktsbestemmelserne er vedhæftet i Bilag E.

 

9.       Bistand til den Dataansvarlige

 

9.1    Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den Dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den Dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at Databehandleren så vidt muligt skal bistå den Dataansvarlige i forbindelse med, at den Dataansvarlige skal sikre overholdelse af:

9.1.1   oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede,

9.1.2   oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede,

9.1.3   indsigtsretten,

9.1.4   retten til berigtigelse,

9.1.5   retten til sletning (”retten til at blive glemt”),

9.1.6   retten til begrænsning af behandling,

9.1.7   underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling,

9.1.8   retten til dataportabilitet,

9.1.9   retten til indsigelse,

9.1.10 retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

9.2    I tillæg til Databehandlerens forpligtelse til at bistå den Dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3 bistår Databehandleren endvidere den Dataansvarlige med følgende under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren:

 

9.2.1   Den Dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter, at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, medmindre det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.

9.2.2   Den Dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.

9.2.3  Den Dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse).

 

9.2.4 Den Dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den Dataansvarlige for at begrænse risikoen.

 

9.3    Parterne skal i Bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed Databehandleren skal bistå den Dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1 og 9.2.

 

10.       Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1      Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den Dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

 

10.2    Databehandlerens underretning til den Dataansvarlige skal ske uden unødig forsinkelse efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, således at den Dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

 

10.3    I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.1 skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at Databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den Dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

 

10.3.1 karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger,

 

10.3.2    de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden,

10.3.3     de foranstaltninger, som den Dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

 

10.4    Parterne skal i Bilag C angive den information, som Databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den Dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

10.5    Databehandleren må ikke hverken offentligt eller til tredjeparter kommunikere om brud på persondatasikkerheden uden forudgående skriftlig aftale med den Dataansvarlige om indholdet af en sådan kommunikation, medmindre Databehandleren har en retlig forpligtelse til en sådan kommunikation. Hvis det sidste er tilfældet, skal Databehandleren informere den Dataansvarlige om den pågældende retlige forpligtelse forud for kommunikation med tredjeparten, medmindre EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret forbyder en sådan information.

 

10.6    Såfremt et brud på persondatasikkerheden helt eller delvist skyldes et forhold, som Databehandleren er ansvarlig for, skal Databehandleren bære omkostningerne til indberetning til myndighederne og underretning af de registrerede, i det omfang indberetning og/eller underretning er påkrævet.

 

11.       Sletning og returnering af oplysninger

11.1    Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger er Databehandleren forpligtet til, efter den Dataansvarliges valg, at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den Dataansvarlige og bekræfte over for den Dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, eller at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende. kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Krypteret samt anonymiseret spørgsmål samt svar data opbevares hos databehandler i op til 5 år, efter samarbejdet med dataansvarlig er er ophørt, medmindre dataansvarlig anmoder om at få oplysningerne slettet. Perioden i op til 5 år tjener det formål, at databehandler ”WOBA” skal bruge data i forsknings-og udviklingsmæssigt øjemed.

 

11.2    Opstår der efter ophør af Databehandleraftalen begrundet tvivl om, hvorvidt Databehandleren har slettet alle personoplysningerne, kan den Dataansvarlige anmode Databehandleren om for Dataansvarlig regning at indhente en revisorerklæring, der påviser, at personoplysningerne er blevet slettet.

 

12.       Revision, herunder inspektion

12.1    Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den Dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den Dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den Dataansvarlige.

 

12.2    Procedurerne for den Dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, af Databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7 og C.8.

12.3    Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den Dataansvarliges eller Databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til Databehandlerens fysiske faciliteter mod fremvisning af behørig legitimation.

 

13.       Parternes aftale om andre forhold

13.1      Parterne kan aftale andre bestemmelser om tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

 

14.       Ikrafttræden og ophør

14.1    Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge Parters underskrift af Abonnementsaftalen.

14.2    Begge Parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3    Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem Parterne.

14.4    Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den Dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge Parter.

14.5    Underskrift:

           Denne aftale anses for værende indgået og underskrevet samtidig med Hovedaftalen og træder i kraft samtidig og ophører samtidig med Hovedaftalen.

 

På vegne af den Dataansvarlige

På vegne af Databehandleren

 

15.       Kontaktpersoner hos den Dataansvarlige og Databehandleren

15.1    Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner, samt kontaktpersoner i Hovedaftalen.

15.2    Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Den Dataansvarliges kontaktoplysninger:

navn

titel

mail

nummer

Databehandlerens kontaktoplysninger:

Peter Engel Møller

CSO

Pm@woba.io     

+4528408820

Bilag A   Oplysninger om behandlingen

1. Formålet med Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige:

1.1    Systemet er en HR-platform, der giver organisationer mulighed for at omsætte feedback fra deres medarbejderundersøgelser til konkrete handlingsplaner og forebyggende tiltag, som skaber en reel HR-effekt. Den Dataansvarlige kan bruge Woba.io internt til udarbejdelse af forskellige HR-baserede undersøgelser og målinger, herunder APV-undersøgelser, trivselsmålinger, Whistleblower, On- bording – exit, ledelsesevaluering mv.

2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

 

2.1     Systemet vil blive brugt til at opbevare og analysere personoplysninger om den Dataansvarliges medarbejdere, herunder deres besvarelser af forskellige HR-baserede undersøgelser og målinger.

 

3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

 

3.1 Der behandles almindelige personoplysninger i form af:

         1) Navn, e-mailadresse og enhed i organisationen (fx afdeling, team eller område). Disse tre typer af oplysninger er standard og en forudsætning for, at dataansvarlige kan anvende Woba.

         2) Besvarelser af brugerundersøgelser, APV'er, trivselsmålinger mv.

         3) Systemet beder aldrig om andre personoplysninger. Det er ikke tilsigtet, at Systemet skal behandle CPR-nummer, følsomme personoplysninger eller oplysninger om straf.

4.       Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

 

4.1    Den dataansvarliges medarbejdere, herunder ledere.

5.     Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

 

5.1    Databehandleren behandler data, så længe Hovedaftalen er i kraft. Systemer kan genskabes til et vilkårligt stadie tilbage i tid uden begrænsning. Databasen kan genskabes til et vilkårligt tidspunkt, 14 dage tilbage i tiden.

Bilag B   Godkendte underdatabehandlere

1.            Godkendte underdatabehandlere

1.1  Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af   følgende underdatabehandlere. Woba benytter EU-baseret underdatabehandlere som udelukkende behandler data inden for EU's grænser, eller underdatabehandlere som har tiltrådt EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF)

https://www.dataprivacyframework.gov/s/

Links:
Aiven data security
Aiven data security platform

• Den Dataansvarlige godkender ved Bestemmelsernes ikrafttræden brugen af ovennævnte underdatabehandler(e) til den behandling, der er beskrevet for den pågældende underdatabehandler. Databehandleren kan udskifte underdatabehandlere. Databehandleren har den Dataansvarliges generelle godkendelse til antagelse af underdatadatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den Dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den Dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse imod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e).

 

1.4        Databehandleren må ikke – uden den Dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte.

Bilag C   Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

1.       Behandlingens genstand/instruks

 

1.1    Databehandleren behandler personoplysninger udelukkende for at levere ydelsen i henhold til Hovedaftalen.

1.2    Databehandleren må ikke behandle personoplysninger til andre formål, herunder til egne formål.

2.       Behandlingssikkerhed

2.1    Under hensyntagen til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risikoen for fysiske personers rettigheder og friheder skal Databehandleren implementere et passende sikkerhedsniveau.

2.2    Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

2.3    Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den Dataansvarlige:

3.       Bistand til den Dataansvarlige

 

3.1    Databehandleren skal så vidt muligt – inden for nedenstående omfang og udstrækning – bistå den Dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

3.1.1     Hvis den Dataansvarlige modtager en henvendelse vedrørende udnyttelse af en af de registreredes rettigheder i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, og det kræver bistand fra Databehandleren at besvare henvendelsen, skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med de nødvendige og relevante oplysninger og dokumentation samt passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

 

3.1.2 Har den Dataansvarlige brug for Databehandlerens bistand for at besvare en henvendelse fra en registreret, skal den Dataansvarlige sende en skriftlig anmodning om bistand til Databehandleren, og Databehandleren skal som reaktion herpå tilvejebringe den nødvendige hjælp eller dokumentation uden unødig forsinkelse efter at have modtaget henvendelsen. Det bemærkes, at Databehandleren for at yde denne bistand i relevant omfang kan gøre brug af de(n) i Bilag B anførte underdatabehandler(e) eller en anden underdatabehandler, der er tilføjet Databehandleraftalen i overensstemmelse med Bestemmelserne.

 

3.1.3     Hvis Databehandleren modtager en henvendelse om udnyttelse af rettigheder i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning fra andre end den Dataansvarlige, og henvendelsen vedrører personoplysninger behandlet på vegne af den Dataansvarlige, skal Databehandleren uden unødig forsinkelse videresende henvendelsen til den Dataansvarlige.

4.       Opbevaringsperiode/sletterutiner

 

4.1        Databehandleren opbevarer data, så længe Hovedaftalen er gældende, hvorefter Databehandleren sletter alle personoplysninger og øvrige oplysninger, der er behandlet på vegne af den Dataansvarlige.

 

5.       Lokalitet for behandlingen

 

5.1     Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den Dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

Hos Databehandleren selv og hos godkendte underdatabehandlere som beskrevet i Bilag B.

6.       Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

 

6.1    Databehandleren overfører ikke personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer medmindre de er angivet i Bilag B

 

6.2    Overførsel af personoplysninger kan under alle omstændigheder kun ske i overensstemmelse med disse Bestemmelser efter instruks fra den Dataansvarlige og i det omfang, gældende databeskyttelseslovgivning tillader det.

6.3    Hvis Databehandleren i overensstemmelse med disse Bestemmelser overfører personoplysninger til underdatabehandlere i tredjelande uden for EU/EØS, skal Databehandleren selvstændigt sikre et lovgrundlag for overførslen i overensstemmelse med kapitel V i Forordning (EU) 2016/679.

6.4    Hvis overførslen af personoplysninger til tredjelande uden for EU/EØS sker i forbindelse med Databehandlerens overførsel til underdatabehandlere, er Databehandleren i henhold til aftalens bestemmelser bemyndiget til at indgå de standardkontraktsbestemmelser, der er vedtaget af Europa-Kommissionen, med Databehandlerens underdatabehandlere på vegne af den Dataansvarlige forudsat, at alle regler i databeskyttelsesloven om overførsel og behandling i øvrigt er overholdt. Hvis den Dataansvarlige selv er databehandler, og Databehandleren er underdatabehandler af oplysningerne vedrørende den Dataansvarliges endelige aftalepartner(e), skal den Dataansvarlige indhente samtykke fra den endelige aftalepartner i standardkontraktvilkårene. Ovennævnte er kun gældende såfremt underdatarbehandlere ikke længere er certificeret under Data Privacy Framework.

 

7.     Procedurer for den Dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, af behandlingen af personoplysninger, som er overladt til Databehandleren

 

7.1    Databehandleren skal efter skriftlig anmodning fra den Dataansvarlige dokumentere over for den Dataansvarlige, at Databehandleren

7.1.1   overholder forpligtelserne i henhold til disse Bestemmelser og Instruksen, og

7.1.2   overholder de relevante artikler i databeskyttelsesforordningen vedrørende de personoplysninger, der behandles på vegne af den Dataansvarlige.

7.2    I henhold til Bestemmelse C.7.1 skal Databehandlerens dokumentation sendes til den Dataansvarlige inden for rimelig tid efter at have modtaget anmodningen.

7.3    Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

         Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

 

8.     Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, af behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

 

8.1    Det er Databehandlerens ansvar at inspicere/foretage kontrolbesøg hos underdatabehandlerne. Databehandleren skal tilvejebringe dokumentation for gennemførte inspektioner/kontrolbesøg til den Dataansvarlige efter anmodning fra denne.

 

8.2    Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i henhold til Bestemmelse C.8.1 er den Dataansvarlige uvedkommende.

Bilag D   Parternes regulering af andre forhold

1.    Overdragelse

• Databehandleren kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Databehandleraftalen uden forudgående samtykke fra den Dataansvarlige med følgende undtagelse:

Parterne kan helt eller delvist overdrage Aftalen til

1. i) et selskab, der er tilknyttet Leverandøren/Databehandler, eller
2. ii) en ikke-tilknyttet tredjemand, i det omfang en sådan overdragelse er en del af en transaktion, omstrukturering, frasalg, fusion, opkøb eller lignende, der omfatter den pågældende Part

2.  Misligholdelse af kontrakt

2.1  Det betragtes som en væsentlig misligholdelse af Hovedaftalen, hvis Databehandleren ikke opfylder forpligtelserne i henhold til Databehandleraftalen eller de til enhver tid gældende databeskyttelsesregler, som gælder for Databehandleren. Den Dataansvarlige er da berettiget til at opsige alle aftaler om databehandling udført af Databehandleren for den Dataansvarlige, uden varsel.

3. Lovvalg og værneting

3.1  Databehandleraftalen reguleres i overensstemmelse med Hovedaftalen, for så vidt angår lovvalg og værneting.