Hvordan øger man sin svarprocent

En guide til at øge din svarprocent

Står du overfor at skulle udsende en trivselsundersøgelse, APV, eNPS el.lign.?

Så er det en fuldstændig uundgåelig del af processen, at du først og fremmest beslutter dig for, hvornår undersøgelsen er en succes. Uden et fastsat mål, kan du hurtigt komme til at famle i blinde efter, hvad du egentlig gerne vil opnå med indsatsen.

Et af de parametre, du kan sætte dig for øje er, hvor høj en svarprocent du ønsker at opnå i din måling, for at målingen kan karakteriseres som værende en succes og kan kaldes repræsentativ for virksomheden. Denne artikel dækker følgende punkter, samt giver en række gode råd til at øge sin svarprocent og nå sine mål med en undersøgelse:

• Hvor høj bør svarprocenten være?
• Hvordan kan man forbedre sin svarprocent?
• Guide medarbejderne ud i opsætningen
• Undgå spamfiltret!
• Hjælp medarbejderen – Sæt tid af til besvarelsen

---

Hvor høj bør svarprocenten være?

Hvor høj svarprocenten bør være, afhænger af flere faktorer:

For en stor virksomhed med mere end 200 medarbejdere, kan det selvsagt være svært at nå op i den høje ende på de 80-90%.

Her vil det være relevant at se på, hvor høj svarprocent I ønsker pr. afdeling mest af alt, så man f.eks. ikke blot har en fin svarprocent på 79% samlet, men så står med enkelte afdelinger, hvor svarprocenten er helt nede på omkring kun 20%.

Er der til gengæld tale om en mindre virksomhed på 20 medarbejdere, vil en høj svarprocent være at foretrække for at sikre, at den pågældende undersøgelse er repræsentativ for hele virksomheden. Samtidig vil der oftest heller ikke være lige så mange forskellige afdelinger.

I Woba's overblik vises svarprocenten som på billedet til højre. Svarprocenten i overblikket karakteriseres som værende høj, moderat eller lav ud fra følgende svarprocenter:

• Over 80% giver en høj svarprocent.
• Over 50% giver en moderat svarprocent.
• 50% og under giver en lav svarprocent.

---

Hvordan kan man forbedre sin svarprocent?

Der findes flere forskellige parametre, du kan kigge på, for at forbedre svarprocenten for en undersøgelse. Hos Woba har vi nogle forskellige værktøjer, som gør det nemmere at få en høj svarprocent:

Påmindelser: Du kan opsætte påmindelser som løbende sendes ud til medarbejdere, der endnu ikke har besvaret undersøgelsen. På den måde kan du sikre, at der ikke er nogen der glemmer at besvare undersøgelsen og du kan handle opfordrende og proaktivt i løbet af besvarelsesprocessen. 

Anonymitet: Når man som medarbejder skal besvare en undersøgelse, er det vigtigt at være tryg ved sin besvarelse og være informeret rigtigt og tydeligt om, hvorvidt undersøgelsen er anonym eller ej. I Woba kan du indstille en anonymitetsgrænse, som automatisk informerer medarbejderen om hvorvidt undersøgelsen er anonym eller ej.

Spørg om de rigtige ting: Det er vigtigt at stille relevante og velformulerede spørgsmål, som ikke skaber forvirring når en medarbejder skal svare. Dette kan både være med til at give en bedre svarprocent, samt bedre data da spørgsmålene er forstået og taget seriøst af den der har besvaret det. I Woba har vi mange prædefinerede og forskningsbaserede skabeloner til diverse undersøgelsestyper, som alle overholder dette.

Forbered dine medarbejdere: Før en undersøgelse skal gennemføres, er det en god ide at informere dine medarbejdere om, at de bliver inviteret til at besvare en sådan undersøgelse, hvilke rammer den er opstillet ud fra, og hvordan den enkelte medarbejder skal besvare undersøgelsen. Det kan måske virke overdrevet, men hellere for meget forklaring end for lidt.

Forbered derudover også medarbejderne på hvornår og hvor undersøgelsen kommer fra, hvilket format, samt understreg vigtigheden af, at de deltager aktivt og lader deres stemme blive hørt. Det er især også vigtigt at forklare, hvorfor en undersøgelse overhovedet er aktuel og hvorfor medarbejdernes besvarelser er så vigtige. I dette tilfælde er det okay at skære tingende ud i pap og gøre det mere end klart, at f.eks. en trivselsundersøgelse er lavet for medarbejderne, til at give dem en anonym stemme, så eventuelle problematikker af enhver karakter kan blive håndteret.

Selve håndteringen har også en hovedrolle. Fortæl f.eks. medarbejderne, at deres besvarelser vil blive taget meget alvorlige, og at alle trivselsproblematikker vil blive taget meget seriøst.

---

Guide medarbejderne ud i opsætningen

Når medarbejderne modtager mailen med linket til undersøgelsen, vil der stå udførligt, hvordan de kommer i gang.

For at sikre at medarbejderne er helt med på det, kan du med fordel sende et link til vores Help Center ud internt også. Det er i vores Help Center, du kan finde guides og artikler, som nemt kan deles videre til netop sådan en situation.

På den måde kan du undgå forvirring eller tvivl og sikre, at medarbejderne ved hvordan de bl.a. logger ind og besvarer undersøgelsen mm.

---

Undgå spamfiltret!

I nogle tilfælde er der behov for, at du whitelister e-mails fra Woba, så de ikke bliver bremset i spam eller sikkerhedsindstillinger.

Nedenfor er de informationer, du skal bruge, for at tjekke op på, om I har behov for at whiteliste os inden en undersøgelsesstart i Woba:

• Invitationer og påmindelser til brugerne sendes fra noreply@woba.io
• Supportmails sendes fra support@woba.io
• I sjældne tilfælde er der behov for, at vores emailtjeneste også whitelistes: smtp.postmarkapp.com

---

Hjælp medarbejderen – Sæt tid af til besvarelsen

Skal medarbejderne motiveres endnu mere, så er det bestemt ikke en uklog investering, at frigive noget af arbejdstiden til undersøgelsen.

Hjælp medarbejderne med at afsætte tid i deres arbejdsdag, så de kan se deltagelsen lidt som en lille pause. Undersøgelserne/målingerne tager ikke alverdens tid, og er det perfekte match til en kop kaffe imens.

Har du mange medarbejdere, der arbejder ude på pladser eller er konstant på farten, kan du fint lægge det sammen med en workshop eller et allerede planlagt teammøde, hvor alle er inde på kontoret i forvejen.