Før du kan importere din organisation til Woba, skal du opsætte et eller flere regneark med de oplysninger, der skal uploades. Denne artikel beskriver, hvordan du henter og udfylder de tre forskellige regneark.
Indholdsfortegnelse
Udfyldning af afdelingsskabelonenen
Udfyldning af medarbejderskabelonen
Sådan kommer du i gang
Før du kan oprette medarbejdere, kræver det at afdelingerne som medarbejderne skal høre til ligger i systemet. Derfor skal du starte med at importere dine afdelinger, dernæst kan du importere dine medarbejdere, og til slut kan du importere administratorer. Denne rækkefølge er fastlagt, medmindre du allerede har en opsat struktur i Woba:
Importer afdelinger → importer medarbejdere → importer administratorer
Du kan downloade de tre forskellige templates direkte fra Woba. Hvis du skal importere medarbejdere, navigerer du til Organisation → Medarbejdere → Importer medarbejdere → Hent skabelon. Se videoen for vejledning. Hvis du skal bruge afdelingsskabelonen, navigerer du blot til Afdelinger og følger præcis samme proces.
Vigtig info
Når du udfylder importskabelonerne er det vigtigt, at der ikke redigeres eller fjernes noget fra den originale skabelon. Det betyder at man ikke må slette kolonner eller redigere i overskrifterne. Hvis dette gøres, vil din import fejle.
Hvis du allerede har eksisterende afdelinger, medarbejdere eller afdelinger, anbefales det at eksportere din organisation, og redigere i eksportfilen. Se hvordan du eksporterer dine afdelinger her → Eksportering af Organisation
1) Udfyldning af afdelingsskabelon
Afdelingsskabelonen består af en række datapunkter. Du kan læse om hvad de forskellige datapunkter bruges til her → Datapunkter for afdelinger
I dette afsnit kan du se hvordan data der tilføjes til skabelonen skal formateres.
Se et eksempel på en udfyldt afdeling-skabelon → Hent eksempel
Dette felt er obligatorisk.
Department ID* operations customer-service SALES Department ID* kolonne A
Et unikt ID, der aldrig ændrer sig, og bruges til at identificere en afdeling.
Et department ID kan af denne grund kun tilknyttes én afdeling ad gangen, og kan ikke ændres igennem importeringen.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Dette felt er obligatorisk.
Det anbefales at give afdelings-ID samme navn som afdelingens navn. Det hjælper med overblikket og strukturen på sigt.
Dette felt er obligatorisk.
Name* Sales Customer Service Finance Name* kolonne B
Her udfyldes afdelingens navn. Dette bør være let genkendeligt, da det vil være dette navn der f.eks. bliver vist i undersøgelser og hvad jeres ledere vil se og tildeles adgang til.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Dette felt er obligatorisk.
Active (Yes/No) Yes No Active (Yes/No) kolonne C
Denne benyttes til at markere afdelinger som aktive (Yes) eller inaktive (No). Kun aktive afdelinger kan inviteres og deltage i undersøgelser. Du kan altid aktivere en inaktiv afdeling igen.
Tilladte værdier: "Yes", "No"
Parent Department ID kolonne D
Dette felt udfyldes med ID'et på afdelingens overafdeling. Overafdelingen skal være en afdeling der findes i dit importark eller allerede findes i systemet. Er feltet tomt, vil afdelingen ikke have nogen overafdeling.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Eksempel på, hvordan det fungerer i praksis:
Support agere som Parent department. Afdelinger I ønsker ind under denne afdeling skal have udfyldt ID'et for afdelingen. Se nedenstående eksempel.
Department ID Parent Department ID Support customer-service Support Partnersupport Support Ved denne opsætning vil det se ud som i eksemplet nedenfor i vores Riskmap. Det giver en klar datafordeling samt mulighed for at give ledere adgang til det korrekte.
Department Manager ID ID-1234 30306 anders-andersen Department Manager ID kolonne E
Denne kolonne kan bruges til at tilknytte en afdelingsleder til en afdeling. Feltet udfyldes med medarbejder ID'et på den medarbejder der skal stå på som leder.
Vær opmærksom på, at lederen allerede skal findes i systemet før du kan tilføje dem som afdelingsleder.
Du kan se hvordan du importerer medarbejdere → her
Location Copenhagen CPH, Denmark LDN-UK Location kolonne F
Denne kolonne kan bruges hvis du ønsker at tilføje en lokation til en afdeling. 'Location' er et frit tekstfelt, så formatteringen af lokationen er op til den enkelte.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Language da en se Language kolonne G
Bruges til at tildele et standard sprog til den pågældende afdeling. Standard sproget kan også tildeles på medarbejderniveau.
Tilladte værdier: ISO 639-1 sprogkoder (eks. "da", "en", "no")
Average Yearly Salary 300000 150000 6000000 Average Yearly Salary kolonne H
Dette datapunkt bruges til at lave udregninger i Financial Impact modulet.
Tilladte tegn: tal (0 - 9)
Benchmark ID customer-service customer-service SALES Benchmark ID kolonne I
Bruges hvis en afdeling skal benchmarkes op i mod en anden. Benchmark ID'et skal være det samme for begge afdelinger.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Importér
Når alle disse felter er udfyldt eller taget stilling til, bør din import være klar. Importér dit dokument (se billede). Skulle der opstå fejl, vil du blive mødt af fejlkoder, der guider dig i mål.
2) Udfyldning af medarbejderskabelonen
Medarbejderskabelonen består af en række datapunkter. Du kan læse om hvad de forskellige datapunkter bruges til her → Datapunkter for medarbejdere
I dette afsnit kan du se hvordan data der tilføjes til skabelonen skal formateres.
Se et eksempel på en udfyldt medarbejderskabelon → Hent eksempel
Dette felt er obligatorisk.
Employee ID* ID-1234 30306 anders-andersen Employee ID* kolonne A
Et unikt ID, der aldrig ændrer sig, og bruges til at identificere en medarbejder.
Et medarbejder ID kan af denne grund kun tilknyttes én afdeling ad gangen, og kan ikke ændres igennem importeringen.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Dette felt er obligatorisk.
Name* Anders Andersen Simone S. Simonsen Anne-Mette Madsen Name* kolonne B
Her udfyldes medarbejderens navn. Der skal som minimum være et fornavn og et efternavn. Hvis brugeren skal kunne benytte sig af kiosk login, skal både for- og efternavn bestå af mindst 2 tegn
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( - . )
Dette felt er obligatorisk.
Department ID* operations customer-service SALES Department ID* kolonne L
Denne kolonne udfyldes med afdelingen, medarbejderen skal høre til. Bemærk at feltet udfyldes med afdelingens ID.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Use Kiosk Mode (Yes/No) Yes No Use Kiosk Mode (Yes/No) kolonne C
Denne kolonne udfyldes med "Yes" hvis medarbedjeren skal oprettes som en kiosk bruger. Hvis feltet udfyldes med "No" eller efterlades tomt, vil medarbejderen blive oprettet som en normal bruger.
Tilladte værdier: "Yes", "No"
anders-andersen@woba.io simone.s.simonsen@woba.dk annemettemadsen@woba.com Email kolonne D
Denne kolonne udfyldes med medarbejderens email. Det vil være denne email der giver adgang til platformen. Hvis en medarbejder ikke er en kiosk bruger, er email feltet obligatorisk.
Tilladte tegn: A - Z, 0 - 9, specielle tegn ( - . @)
Dette felt er obligatorisk hvis ikke kolonne C er udfyldt med "Yes"
Date of Birth (dd-mm-yy) 01/03/1994 01-03-1994 1994-03-01 Date of Birth (dd-mm-yy) kolonne E
Denne kolonne udfyldes med medarbejderens fødselsdag. Denne information kan bruges til filtrering på alder.
Gender Male Female Other Gender kolonne F
Denne kolonne kan udfyldes med medarbejderens køn. Denne information kan bruges til filtrering på køn.
Tilladte værdier: "Male", "Female" eller "Other"
Phone Number 00700475 13 14 99 20 +45 40 31 50 30 Phone Number kolonne G
Denne kolonne kan udfyldes med en medarbejders telefonnummer. Der må kun skrives tal, landekode og mellemrum i denne kolonne.
Tilladte tegn: 0 - 9, specielle tegn ( + )
Language da en se Language kolonne H
Bruges til at tildele medarbejderen et sprog. Sproget de er tildelt, vil være dét sprog de ser når de logger ind på Woba Employee Portal. Medarbejderen kan også selv skifte sprog når de logger ind.
Tilladte værdier: ISO 639-1 sprogkoder (eks. "da", "en", "no")
Country DK SE NO Country kolonne I
Dette felt kan udfyldes hvis du ønsker at tilknytte medarbejderen til et land.
Tilladte værdier: ISO 3166-1 landekoder (eks. "DK", "US", "GB")
Active (Yes/No) Yes No Active (Yes/No) kolonne J
Denne benyttes til at markere medarbejdere som aktive (Yes) eller inaktive (No). Kun aktive medarbejdere kan inviteres og deltage i undersøgelser. Du kan altid aktivere en inaktiv medarbejder igen.
Tilladte værdier: "Yes", "No"
Job Title Head of HR Denmark Co-founder 1. Line Supporter Title kolonne K
I denne kolonne skrives medarbejderens titel. Denne information er kun til eget overblik og bruges ikke til noget yderligere på platformen.
Der må bruges bogstaver, tal, punktum og bindestreg i denne kolonne.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Department Manager ID ID-1234 30306 anders-andersen Immediate Manager ID* kolonne M
I denne kolonne kan medarbejderen tildeles en nærmeste leder. Feltet udfyldes med medarbejder ID'et tilhørende lederen. Lederen skal eksistere i systemet eller i importarket inden import.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Current Project Retention Initiative Mission: Paperless HR HR Command Center Current Project kolonne N
Denne kolonne er et frit tekstfelt, og kan derfor udfyldes som man lyster. Informationen er kun til eget overblik og bruges ikke til noget på platformen.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Salary(Yearly) 20000 350000 1500000000 Salary (Yearly) kolonne O
Denne kolonne udfyldes med medarbejderens årsløn i DKK. Informationen bruges ifm. Financial Impact.
Der må kun skrives tal i denne kolonne.
Tilladte tegn: tal (0 - 9)
Start Date(dd-mm-yy) 24/05/2013 24-05-2013 2013-05-24 Start Date(dd-mm-yy) kolonne Q
I denne kolonne skrives medarbejderens ansættelsesdato. Denne information kan bruges til filtrering på anciennitet.
End Date(dd-mm-yy) 30/01/2014 30-01-2014 2014-01-30 End Date(dd-mm-yy) kolonne R
I denne kolonne skrives medarbejderens sidste arbejdsdag. Denne information kan bruges til filtrering på anciennitet.
Voluntary Resignation (Yes/No) Yes No Voluntary Resignation (Yes/No) kolonne S
I denne kolonne kan der noteres om medarbejderen endte sin ansættelse frivilligt eller ej. Denne information er kun til eget overblik og bruges ikke til noget på platformen.
Tilladte værdier: "Yes", "No"
3) Udfyldning af Adminskabelonen
Har I mange administratorer, kan I med fordel oprette dem via en import.
Nedenfor finder I en oversigt over, hvad der skal udfyldes, samt hvad de enkelte felter betyder.
-
Download administrator-skabelonen via “Import your Organisation”.
-
Obligatoriske felter er markeret med en stjerne (*).
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Employee ID* | Medarbejderens unikke ID – det skal allerede være importeret som medarbejder. |
| Admin Type* | Vælg om medarbejderen skal være Company Admin eller Department Admin. |
| See Advanced Filtering (Yes/No) | Giver adgang til avanceret filtrering. |
| Department IDs | Liste over tilknyttede afdeling(er) for en Department Admin. Adskil med komma. |
| Add All Subdepartments (Yes/No) | Tilføjer underliggende afdelinger automatisk. |
| Can see own departments | Standard-rolle: kan se sine egne afdelinger. Tilvalg af adgang. |
| Can edit own departments | Giver mulighed for at redigere navn/struktur i egne afdelinger. |
| Can see own employees | Kan se medarbejdere i egen afdeling. |
| Can edit own employees | Kan redigere medarbejderoplysninger i egen afdeling. |
| Can edit own employees sensitive data | Får adgang til følsomme felter som fødselsdato, køn osv. |
| Can create own employees | Mulighed for at tilføje ansatte til egen afdeling. |
| Can delete own employees | Mulighed for at fjerne ansatte fra egen afdeling. |
| Can see other admins | Giver mulighed for at se en oversigt over andre administratorer. |
| AI Copilot Enabled (Yes/No) | Aktiverer adgang til Woba Copilot for denne admin. |
Sådan importerer du din import-skabelon
Når dine skabeloner er udfyldt, er du klar til at importere. Det er vigtigt, at du først importerer dine afdelinger, dernæst dine medarbejdere, og til slut kan du importere dine administratorer.
Spring i dette afsnit:
Importering af afdelings-skabelon
Validering af import-ark
Det er altid en god idé at validere dine import ark, inden de uploades til systemet. Validering i Organisation betyder, at systemet kan gennemgå din importfil, og fange evt. formatfejl inden filen for alvor importeres. Hvis systemet fanger nogle fejl, kan du herefter rette i dit ark, og forsøge at uploade det igen.
Følg disse trin for at validere din fil:
1. Naviger til Organisation → Afdelinger/Medarbejdere/Admins
2. Klik på
Importer
3. Klik på Gå til filvalg
4. Klik Vælg fil
5. Aktivér
Kun validering
6. Klik på Valider
Se hvordan du kan validere dine afdelinger her:
Importer afdelings-skabelon
1. Naviger til Organisation → Afdelinger
2. Klik på
3. Klik på Gå til filvalg
4. Klik Vælg fil
5. Find din udfyldte skabelon i dine filer
Hvis du ønsker at deaktivere alle afdelinger på nær dem der findes i din skabelon, kan du aktivere
6. Klik på Upload
Se hvordan du kan importere dine afdelinger her:
Hvis dit upload fejler, vises der fejlkoder, som fortæller dig, hvor det er gået galt.
Importer medarbejder-skabelon
1. Naviger til Organisation → Medarbejdere
2. Klik på
3. Klik på Gå til filvalg
4. Klik Vælg fil
5. Find din udfyldte skabelon i dine filer
Hvis du ønsker at deaktivere alle medarbejdere på nær dem der findes i din skabelon, kan du aktivere
6. Klik på Upload
Se hvordan du kan importere dine medarbejdere her:
Importer af administrator-skabelon
1. Naviger til Organisation → Administratorer
2. Klik på
3. Klik på Gå til filvalg
4. Klik Vælg fil
5. Find din udfyldte skabelon i dine filer
Hvis du ønsker at deaktivere alle medarbejdere på nær dem der findes i din skabelon, kan du aktivere
6. Klik på Upload