En guide til at administrere Wobas Whistleblower modul
Bemærk: Hvis modulet ikke er blevet aktiveret, skal du henvende dig til Woba support.
Før du starter: det er vigtigt at alle medarbejdere der er omfattet af Whistleblower ordningen er uploadet i Woba. Dette er de samme steps som når i bruger resten af Wobas univers.
1. Udpeg én eller flere whistleblower enheder
Udpeg én eller flere personer, som skal modtage og behandle indberetningerne.
De udvalgte skal være uafhængige af arbejdspladsens ledelse. Det kan være medarbejdere fra compliance eller HR, en juridisk rådgiver mm.
2. Informer medarbejdere om whistleblower ordningen
Arbejdspladsen er forpligtet til at synliggøre whistleblowerordningen og sørge for, at alle er sat grundigt ind i, hvordan de benytter sig af den.
Her kan i bruge Wobas standardskabelon som kan deles med alle medarbejdere. → Hent skabelon
3. Udformning af whistleblowerordningen
De udvalgte Whistleblower enheder skal varetage en række af opgaver ift. håndtering af de modtagne indberetninger.
Ovenstående sker altsammen i Wobas administration modul og omfatter bla.
- Modtager indberetninger
- Bekræfter modtagelse og opbevaring
- Følger op på indberetninger
- Giver feedback til indberetteren.
4. Registrering og opbevaring af indberettelser
Indenfor for 7 dage, skal indberetteren være informeret om at deres indberetning er modtaget af enheden. Dette sker ligeledes via Woba administrations modul.
Indberetteren skal desuden have mulighed for at gennemgå indberetningen og komme med rettelser, før de accepterer dens validitet.
5. Hvordan følges der op på indberetninger?
Whistleblowerenheden skal følge omhyggeligt op på alle indberetninger. Det kan for eksempel gøres ved at iværksætte interne undersøgelser, orientere direktionen, lave en anmeldelse til politiet eller anden relevant myndighed. Opfølgning kan også være afslutning af sagen, skulle der være utilstrækkelige bevismaterialer.
Når der er taget en beslutning, er det desuden essentielt at indberetteren bliver informeret om at der er blevet reageret på deres indberetning. Hvor meget man kan fortælle dem, kommer helt an på situationen, da der altid skal tages højde for databeskyttelsesloven.
Husk: Det er essentielt at whistleblowerenheden sætter sig grundigt ind i rettighederne for både indberettere og de berørte personer i en eventuel sag.
I enhver sag vil indberetteren være dækket af følgende rettigheder: retten til anonymitet, samt fortrolighed. Derudover må de ikke hindres i deres gerning, de må heller ikke udsættes for repressalier.