Guide til at importere din Organisation i Excel
Før du kan importere din organisation til Woba, skal du opsætte et eller flere regneark med de oplysninger, der skal uploades. Denne artikel beskriver, hvordan du henter og udfylder de tre forskellige regneark.
Indholdsfortegnelse
Sådan kommer du i gang
Før du kan oprette medarbejdere, kræver det at afdelingerne som medarbejderne skal høre til ligger i systemet. Derfor skal du starte med at importere dine afdelinger, dernæst kan du importere dine medarbejdere, og til slut kan du importere administratorer.
Importer afdelinger → importer medarbejdere → importer administratorer
Du kan hente importskabelonerne her ↓
Afdeling-skabelon → Hent skabelon
Medarbejder skabelon→ Hent skabelon
Administrator skabelon→ Hent skabelon
Du kan også hente rapporten direkte i systemet - se hvordan her:
Sådan udfylder du din import-skabelon
Når du udfylder importskabelonerne er det vigtigt, at der ikke redigeres eller fjernes noget fra den originale skabelon. Det betyder at man ikke må slette kolonner eller redigere i overskrifterne. Hvis dette gøres, vil din import fejle.
Hvis du allerede eksisterende afdelinger, medarbejdere eller afdelinger, anbefales det at eksportere din organisation, og redigere i eksportfilen. Se hvordan du eksporterer dine afdelinger her → Eksportering af Organisation
Spring i dette afsnit:
1) Udfyldning af afdelingsskabelon
Afdelingsskabelonen består af en række datapunkter. Du kan læse om hvad de forskellige datapunkter bruges til her → Datapunkter for afdelinger
I dette afsnit kan du se hvordan data der tilføjes til skabelonen skal formateres.
Se et eksempel på en udfyldt afdeling-skabelon → Hent eksempel
Department ID* operations customer-service SALES Department ID* kolonne A
Et unikt ID, der aldrig ændrer sig, og bruges til at identificere en afdeling.
Et department ID kan af denne grund kun tilknyttes én afdeling ad gangen, og kan ikke ændres igennem importeringen.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Dette felt er obligatorisk.
Name* Sales Customer Service Finance Name* kolonne B
Her udfyldes afdelingens navn. Dette bør være let genkendeligt, da det vil være dette navn der f.eks. bliver vist i undersøgelser.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Dette felt er obligatorisk.
Active (Yes/No) Yes No Active (Yes/No) kolonne C
Denne benyttes til at markere afdelinger som aktive (Yes) eller inaktive (No). Kun aktive afdelinger kan inviteres og deltage i undersøgelser. Du kan altid aktivere en inaktiv afdeling igen.
Tilladte værdier: "Yes", "No"
Parent Department ID kolonne D
Dette felt udfyldes med ID'et på afdelingens overafdeling. Overafdelingen skal være en afdeling der findes i dit importark eller allerede findes i systemet. Er feltet tomt, vil afdelingen ikke have nogen overafdeling.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Department ID Parent Department ID operations customer-service operations SALES operations
Department Manager ID ID-1234 30306 anders-andersen Department Manager ID kolonne E
Denne kolonne kan bruges til at tilknytte en afdelingsleder til en afdeling. Feltet udfyldes med medarbejder ID'et på den medarbejder der skal stå på som leder.
Vær opmærksom på, at lederen allerede skal findes i systemet før du kan tilføje dem som afdelingsleder.
Du kan se hvordan du importerer medarbejdere → her
Location Copenhagen CPH, Denmark LDN-UK Location kolonne F
Denne kolonne kan bruges hvis du ønsker at tilføje en lokation til en afdeling. 'Location' er et frit tekstfelt, så formatteringen af lokationen er op til den enkelte.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Language da en se Language kolonne G
Bruges til at tildele et standard sprog til den pågældende afdeling. Standard sproget kan også tildeles på medarbejderniveau.
Tilladte værdier: ISO 639-1 sprogkoder (eks. "da", "en", "no")
Average Yearly Salary 300000 150000 6000000 Average Yearly Salary kolonne H
Dette datapunkt bruges til at lave udregninger i Financial Impact modulet.
Tilladte tegn: tal (0 - 9)
Benchmark ID customer-service customer-service SALES Benchmark ID kolonne I
Bruges hvis en afdeling skal benchmarkes op i mod en anden. Benchmark ID'et skal være det samme for begge afdelinger.
Tilladte tegn: A-Å, 0-9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
2) Udfyldning af medarbejderskabelonen
Medarbejderskabelonen består af en række datapunkter. Du kan læse om hvad de forskellige datapunkter bruges til her → Datapunkter for medarbejdere
I dette afsnit kan du se hvordan data der tilføjes til skabelonen skal formateres.
Se et eksempel på en udfyldt medarbejderskabelon → Hent eksempel
Employee ID* ID-1234 30306 anders-andersen Employee ID* kolonne A
Et unikt ID, der aldrig ændrer sig, og bruges til at identificere en medarbejder.
Et medarbejder ID kan af denne grund kun tilknyttes én afdeling ad gangen, og kan ikke ændres igennem importeringen.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Dette felt er obligatorisk.
Name* Anders Andersen Simone S. Simonsen Anne-Mette Madsen Name* kolonne B
Her udfyldes medarbejderens navn. Der skal som minimum være et fornavn og et efternavn. Hvis brugeren skal kunne benytte sig af kiosk login, skal både for- og efternavn bestå af mindst 2 tegn
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( - . )
Dette felt er obligatorisk.
Department ID* operations customer-service SALES Department ID* kolonne L
Denne kolonne udfyldes med afdelingen, medarbejderen skal høre til. Bemærk at feltet udfyldes med afdelingens ID.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Dette felt er obligatorisk.
Use Kiosk Mode (Yes/No) Yes No Use Kiosk Mode (Yes/No) kolonne C
Denne kolonne udfyldes med "Yes" hvis medarbedjeren skal oprettes som en kiosk bruger. Hvis feltet udfyldes med "No" eller efterlades tomt, vil medarbejderen blive oprettet som en normal bruger.
Tilladte værdier: "Yes", "No"
anders-andersen@woba.io simone.s.simonsen@woba.dk annemettemadsen@woba.com Email kolonne D
Denne kolonne udfyldes med medarbejderens email. Det vil være denne email der giver adgang til platformen. Hvis en medarbejder ikke er en kiosk bruger, er email feltet obligatorisk.
Tilladte tegn: A - Z, 0 - 9, specielle tegn ( - . @)
Dette felt er obligatorisk hvis ikke kolonne C er udfyldt med "Yes"
Date of Birth (dd-mm-yy) 01/03/1994 01-03-1994 1994-03-01 Date of Birth (dd-mm-yy) kolonne E
Denne kolonne udfyldes med medarbejderens fødselsdag. Denne information kan bruges til filtrering på alder.
Tilladte værdier: Datoformat. Se eksempler →
Gender Male Female Other Gender kolonne F
Denne kolonne kan udfyldes med medarbejderens køn. Denne information kan bruges til filtrering på køn.
Tilladte værdier: "Male", "Female" eller "Other"
Phone Number 00700475 13 14 99 20 +45 40 31 50 30 Phone Number kolonne G
Denne kolonne kan udfyldes med en medarbejders telefonnummer. Denne information er udelukkende til eget overblik og bliver ikke brugt til noget på platformen. Ligeledes sender Woba ikke noget til nummeret.
Der må kun skrives tal, landekode og mellemrum i denne kolonne.
Tilladte tegn: 0 - 9, specielle tegn ( + )
Language da en se Language kolonne H
Bruges til at tildele medarbejderen et sprog. Sproget de er tildelt, vil være dét sprog de ser når de logger ind på Woba Employee Portal. Medarbejderen kan også selv skifte sprog når de logger ind.
Tilladte værdier: ISO 639-1 sprogkoder (eks. "da", "en", "no")
Country DK SE NO Country kolonne I
Dette felt kan udfyldes hvis du ønsker at tilknytte medarbejderen til et land.
Tilladte værdier: ISO 3166-1 landekoder (eks. "DK", "US", "GB")
Active (Yes/No) Yes No Active (Yes/No) kolonne J
Denne benyttes til at markere medarbejdere som aktive (Yes) eller inaktive (No). Kun aktive medarbejdere kan inviteres og deltage i undersøgelser. Du kan altid aktivere en inaktiv medarbejder igen.
Tilladte værdier: "Yes", "No"
Job Title Head of HR Denmark Co-founder 1. Line Supporter Title kolonne K
I denne kolonne skrives medarbejderens titel. Denne information er kun til eget overblik og bruges ikke til noget yderligere på platformen.
Der må bruges bogstaver, tal, punktum og bindestreg i denne kolonne.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Department Manager ID ID-1234 30306 anders-andersen Immediate Manager ID* kolonne M
I denne kolonne kan medarbejderen tildeles en nærmeste leder. Feltet udfyldes med medarbejder ID'et tilhørende lederen. Lederen skal eksistere i systemet eller i importarket inden import.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Current Project Retention Initiative Mission: Paperless HR HR Command Center Current Project kolonne N
Denne kolonne er et frit tekstfelt, og kan derfor udfyldes som man lyster. Informationen er kun til eget overblik og bruges ikke til noget på platformen.
Tilladte tegn: A - Å, 0 - 9, specielle tegn ( . - + = / ( ) )
Salary(Yearly) 20000 350000 1500000000 Salary (Yearly) kolonne O
Denne kolonne udfyldes med medarbejderens årsløn i DKK. Informationen bruges ifm. Financial Impact.
Der må kun skrives tal i denne kolonne.
Tilladte tegn: tal (0 - 9)
Start Date(dd-mm-yy) 24/05/2013 24-05-2013 2013-05-24 Start Date(dd-mm-yy) kolonne Q
I denne kolonne skrives medarbejderens ansættelsesdato. Denne information kan bruges til filtrering på anciennitet.
Tilladte værdier: Datoformat. Se eksempler →
End Date(dd-mm-yy) 30/01/2014 30-01-2014 2014-01-30 End Date(dd-mm-yy) kolonne R
I denne kolonne skrives medarbejderens sidste arbejdsdag. Denne information kan bruges til filtrering på anciennitet.
Tilladte værdier: Datoformat. Se eksempler →
Voluntary Resignation (Yes/No) Yes No Voluntary Resignation (Yes/No) kolonne S
I denne kolonne kan der noteres om medarbejderen endte sin ansættelse frivilligt eller ej. Denne information er kun til eget overblik og bruges ikke til noget på platformen.
Tilladte værdier: "Yes", "No"
Sådan importerer du din import-skabelon
Når dine skabeloner er udfyldt, er du klar til at importere. Det er vigtigt, at du først importerer dine afdelinger, dernæst dine medarbejdere, og til slut kan du importere dine administratorer.
Spring i dette afsnit:
Importering af afdelings-skabelon
Validering af import-ark
Det er altid en god idé at validere dine import ark, inden de uploades til systemet. Validering i Organisation betyder, at systemet kan gennemgå din importfil, og fange evt. formatfejl inden filen for alvor importeres. Hvis systemet fanger nogle fejl, kan du herefter rette i dit ark, og forsøge at uploade det igen.
Følg disse trin for at validere din fil:
1. Naviger til Organisation → Afdelinger/Medarbejdere/Admins
2. Klik på
Importer
3. Klik på Gå til filvalg
4. Klik Vælg fil
5. Aktivér
Kun validering
6. Klik på Valider
Se hvordan du kan validere dine afdelinger her:
Importer afdelings-skabelon
1. Naviger til Organisation → Afdelinger
2. Klik på
3. Klik på Gå til filvalg
4. Klik Vælg fil
5. Find din udfyldte skabelon i dine filer
Hvis du ønsker at deaktivere alle afdelinger på nær dem der findes i din skabelon, kan du aktivere
6. Klik på Upload
Se hvordan du kan importere dine afdelinger her:
Importer medarbejder-skabelon
1. Naviger til Organisation → Medarbejdere
2. Klik på
3. Klik på Gå til filvalg
4. Klik Vælg fil
5. Find din udfyldte skabelon i dine filer
Hvis du ønsker at deaktivere alle medarbejdere på nær dem der findes i din skabelon, kan du aktivere
6. Klik på Upload
Se hvordan du kan importere dine medarbejdere her:
Importer af administrator-skabelon
1. Naviger til Organisation → Administratorer
2. Klik på
3. Klik på Gå til filvalg
4. Klik Vælg fil
5. Find din udfyldte skabelon i dine filer
Hvis du ønsker at deaktivere alle medarbejdere på nær dem der findes i din skabelon, kan du aktivere
6. Klik på Upload