Gå til indhold
Dansk
Kundeportal
Woba Analytics
  • Der er ingen forslag, da søgefeltet er tomt.

Survey Calendar

Wobas Kalender er jeres værktøj til at planlægge, udsende og administrere undersøgelser – fra første invitation til sidste påmindelse. Med Kalenderen får I overblik og kontrol over hele processen, så I kan sikre en smidig og effektiv udsendelse, der passer til jeres organisation og medarbejdere. Uanset om I planlægger en APV, trivselsmåling, onboarding-undersøgelse eller en MUS, giver Kalenderen jer fleksibilitet til at styre tidsplan, modtagere og kommunikation – uden at gå på kompromis med enkelhed og struktur.

🎯 Hvad kan I med Kalenderen?

  • Planlæg og tidsindstil undersøgelser – vælg start- og slutdatoer, og bestem hvor ofte en undersøgelse skal gentages

  • Tilføj modtagere – vælg nemt afdelinger eller medarbejdere, der skal deltage

  • Opsæt invitationer og påmindelser – brug Wobas standardtekster eller tilpas dem til jeres tone og behov

  • Administrér undersøgelser – stop, slet eller forlæng igangværende undersøgelser med få klik

  • Styr rettigheder og adgange – bestem hvem der kan se hvilke resultater

 

📅 Overblik og fleksibilitet

Med Kalenderen har I ét samlet sted, hvor alle jeres undersøgelser vises. Det giver jer:

  • Overblik over planlagte, igangværende og afsluttede undersøgelser

  • Fleksibilitet til at justere tidsfrister, tilføje påmindelser eller ændre i opsætningen undervejs

  • Tryghed i, at invitationer og påmindelser bliver sendt automatisk, så I kan fokusere på at få indsigterne i spil

❓ Klar til at dykke ned?

Her finder du guides til de vigtigste funktioner i Kalenderen:

 

 

Hvordan planlægger jeg en undersøgelse?

Når du har designet en undersøgelse eller valgt en Woba skabelon du vil gøre brug af, er du klar til at sende undersøgelsen ud.

Du planlægger en undersøgelse ved at gå ind på: Undersøgelser > Kalender.

1. Naviger til Kalenderen.

2. Vælg  Opret ny undersøgelsen

3. Vælg spørgerammen du vil udsende.

4. Sæt hak ud for de afdelinger eller medarbejdere der skal modtage undersøgelsen.

5. Vælg en start- og slutdato for undersøgelsen.

6. Hvis undersøgelsen skal sendes ud flere gange regelmæssigt, kan du vælge hvor ofte.

7. Slå  Aktiver invitationer og  Aktiver påmindelser til/fra alt efter ønske.

Standard invitationer bliver sent til modtagerne af spørgeskemaet klokken 09:00. Hvis undersøgelsen starter idag efter klokken 09:00, så bliver invitationerne sent med det samme. Hvis du vil individualisere invitation skal du deaktivere dette.
Standard påmindelser bliver sendt til modtagerne af spørgeskemaet. Hvis løbetiden er lig med eller under to uger, så bliver der sendt en påmindelse halvvejs igennem undersøgelsen, og en på den næstsidste dag. Hvis perioden er længere en to uger, så bliver påmindelser sendt 1/3 inde i perioden, 2/3 inde i perioden, og den sidste på den anden sidste dag i perioden. Påmindelser bliver sendt klokken 09:00, hvis du vil tilpasse dette tidspunkt, så skal du deaktivere påmindelserne. 
 

8. Vælg Schedulér undersøgelse.

9. Din undersøgelse er nu planlagt.

 

 

Hvordan opsætter jeg invitationer & påmindelser? 

Når du har planlagt din undersøgelse i Woba, kan du selv opsætte invitationer og påmindelser efterfølgende, hvis du ikke har slået til at Woba automatisk gør det for dig.

Du opsætter invitationer og påmindelser ved at gå til: Undersøgelser > Kalender > *Vælg invitation/påmindelser ud for undersøgelsen*

Opsæt invitationer

1. Naviger til Kalenderen og vælg Invitationer ud for undersøgelsen.

2. Vælg Invitationer i menuen i toppen.

3. Vælg hvilken undersøgelse du vil udsende en invitation til.

4. Skriv hvem der er afsenderen af invitationen.

5. Skriv Emnet til invitationen - denne er normaltvist lavet på forhånd, men kan frit redigeres (Teksten "*|SURVEYNAME|*" ændres automatisk til undersøgelsens navn, når den sendes ud.

6. Vælg hvilket sprog invitationen skal sendes ud på.

7. Vælg tidspunkt og dato for hvornår invitationen skal sendes, eller vælg  Send nu hvis den skal sendes med det samme.

8. I fritekstfeltet nederst kan du redigere teksten i invitationen som sendes ud eller du kan bruge Woba's standard invitation (anbefales).

9. Tryk på scheduler og din invitation bliver gemt.

Tip: i højre side af skærmen er et eksempel på, hvordan den invitationsmail der bliver sendt til modtagerne af undersøgelsen, ser ud.

 

Opsæt påmindelser

1. Naviger til Kalenderen og vælg Påmindelser ud for undersøgelsen.

2. Vælg Invitationer i menuen i toppen.

3. Vælg hvilken undersøgelse du vil udsende en påmindelse til.

4. Slå  Påmindelse til.

5. Skriv hvem der er afsenderen af påmindelsen.

6. Skriv Emnet til påmindelsen - denne er normaltvist lavet på forhånd, men kan frit redigeres (Teksten "*|SURVEYNAME|*" ændres automatisk til undersøgelsens navn, når den sendes ud.

6. Vælg hvilket sprog påmindelsen skal sendes ud på.

7. Vælg tidspunktet for hvornår påmindelsen skal sendes, eller vælg  Send nu hvis den skal sendes med det samme.

8. I fritekstfeltet nederst kan du redigere teksten i påmindelsen som sendes ud eller du kan bruge Woba's standard påmindelse (anbefales).

9. Tryk på scheduler og din påmindelse bliver gemt.

Tip: det er en god ide at sende flere påmindelser ud løbende alt efter hvor lang svarperioden er. Dette er med til at sikre en højere svarprocent. Læs mere om gode råd til at få en højere svarprocent.

 

 

Kan jeg selv ændre i introteksten til en undersøgelse?

Intro-teksterne styres af Woba. Hvis I har ønsker om at ændre denne, skal I kontakte Woba på support@woba.io. 

Hvordan tilføjer jeg flere påmindelser til en igangværende undersøgelse?

Du kan nemt tilføje flere påmindelser til en undersøgelse både før den er sendt ud og på en ingangværende undersøgelse. 

1. Naviger til Kalenderen og vælg Påmindelser ud for undersøgelsen.

2. Vælg Invitationer i menuen i toppen.

3. Vælg hvilken undersøgelse du vil udsende en påmindelse til.

4. Slå  Påmindelse til.

5. Skriv hvem der er afsenderen af påmindelsen.

6. Skriv Emnet til påmindelsen - denne er normaltvist lavet på forhånd, men kan frit redigeres (Teksten "*|SURVEYNAME|*" ændres automatisk til undersøgelsens navn, når den sendes ud.

6. Vælg hvilket sprog påmindelsen skal sendes ud på.

7. Vælg tidspunktet for hvornår påmindelsen skal sendes, eller vælg  Send nu hvis den skal sendes med det samme.

8. I fritekstfeltet nederst kan du redigere teksten i påmindelsen som sendes ud eller du kan bruge Woba's standard påmindelse (anbefales).

9. Tryk på scheduler og din påmindelse bliver gemt.

Tip: det er en god ide at sende flere påmindelser ud løbende alt efter hvor lang svarperioden er. Dette er med til at sikre en højere svarprocent. Læs mere om gode råd til at få en højere svarprocent.

 

Hvordan stopper jeg en undersøgelse?

1. Naviger til Kalenderen.

2. Vælg  ud for den igangværende undersøgelse.

3. Tryk på  Stop undersøgelse.

4. Du vil blive spurgt om du er sikker, vælg Ja for at stoppe undersøgelsen.

5. Din undersøgelse vil nu stå som afsluttet.

 

Hvordan sletter jeg en undersøgelse?

1. Naviger til Kalenderen.

2. Tryk på  ud for undersøgelsen du ønsker at slette - (igangværende undersøgelser kan ikke slettes).

3. Vælg  Slet.

4. Du vil blive spurgt om du er sikker på din handling, vælg Ja.

5. Din undersøgelse er nu slettet.

 

Har jeg mulighed for at forlænge svarfristen på en undersøgelse?

Hvis du vil give dine medarbejdere en ekstra chance til at nå og svare på en undersøgelse, kan du forlænge svarfristen for undersøgelsen. 

1. Naviger til Kalenderen.

2. Tryk på  ud for undersøgelsen der skal forlænges.

3. Tryk på slutdatoen i feltet med undersøgelsens periode.

4. Vælg en ny slutdato.

5. Tryk på Gem ændringer.

6. Du vil blive spurgt om du ønsker at opdatere notifikationerne for undersøgelsen. Det kan være en god ide at udsende en påmindelse om forlængelse af svarfristen.

Bemærk: du kan ikke forlænge svarfristen for en afsluttet undersøgelse.

 

Hvordan kan jeg sætte undersøgelsesbetingelser op?

Hvordan indstiller jeg, hvem der kan se resultater for en enkelt undersøgelse?

Når du har oprettet en undersøgelse, kan du vælge hvilke områder af undersøgelse en administrator skal have adgang til, som udgangspunkt vil admins have adgang til alt der står nedenstående, udover Se samlet score i rapport. Nedenstående finder du alle tilladelser:

  • Se resultater: Giver adgang til at se undersøgelsen i Risk map og Overblik.

  • Se rapporter: Giver mulighed for at se og hente rapporter for undersøgelsen.

  • Se samlet score i rapport: Bestemmer, om den totale score vises i rapporten.

  • Se undersøgelses kommentarer: Tillader adgang til kommentarer fra undersøgelsen.

  • Se handlingsplaner: Giver mulighed for at tilgå handlingsplaner tilknyttet undersøgelsen

Denne fleksibilitet sikrer, at adgangen passer til undersøgelsens behov og opretholder datasikkerhed og relevans for alle involverede. Flere fordele kan findes ved at anvende disse tilladelser, såsom:

  • Tilpasning til formål: Adgang kan justeres efter undersøgelsestype. For eksempel kan HR få bred adgang til medarbejdertilfredshedsundersøgelser, mens en følsom arbejdsmiljøundersøgelse kun gives til få betroede personer.

  • Beskyttelse af følsomme data: Specielt sensitive undersøgelser kan begrænses til nødvendige personer, selvom de normalt har bredere systemadgang.

  • Projektbaseret adgang: Ledere kan få adgang til de undersøgelser, de er ansvarlige for, uden at få adgang til andre undersøgelser.

  • Hierarkisk kontrol: Tilladelser kan indstilles, så fx en afdelingsleder kun ser sin afdelings resultater i én undersøgelse, men har bredere adgang i en anden.

  • Tidsbegrænset adgang: Midlertidig adgang kan gives til brugere som eksterne konsulenter, uden at ændre deres øvrige rettigheder i systemet.

Advanced permission på undersøgelsesniveau - Hvor finder du det?

1. Find undersøgelsen du vil opsætte rettigheder for i Kalenderen.

2. Tryk på Pil ned  ud for undersøgelsen.

3. Vælg Tilladelser i menuen i toppen.

4. Her kan du oprette en ny rettighed ved at trykke på Tilføj .

Ønsker du at Redigere  eller Slette  en rettighed, kan dette også gøres fra denne side.

5. Vælg herefter hvilken type admin rettigheden skal gælde for.

(Hvis individuel admin vælges, kan du tilføje hvilken medarbejder samt afdelinger rettigheden dækker over).

6. Vælg hvilke områder der indgår i rettigheden ved at slå kontakten  til eller fra ud for mulighederne (se rapporter, kommentarer og total firma score).

7. Tryk Gem.

Bemærk: afdelingsadministratorer kan kun se den data som er slået til, fra afdelingerne som de er oprettet til.

 
 

Hvordan aktiverer jeg kiosk-tilstand på en undersøgelse?

Har du medarbejdere, som skal besvare en undersøgelse, men som ikke skal besvare via mail? Så kan du aktivere kiosk-tilstand ved opsætningen af din undersøgelse.

1. Opret jeres kiosk brugere (se hvordan her)

2. Naviger til Survey Designeren og planlæg en ny undersøgelse.

3. Gå til Indstillinger i menuen i toppen.

4. Slå  Aktivér Kiosk-tilstand til.

5. Kiosk-tilstand er nu aktiveret. Hvis kiosk-tilstand er slået til for en medarbejder, kan personen nu besvare undersøgelsen via linket.

Tip: Opret en QR-kode til jeres kiosk-brugere for at gøre undersøgelsen nemt tilgængelig: Læs mere her → Opret QR-kode til kiosk undersøgelse

 

Hvor kan jeg finde QR-koden til kiosk brugere?

Medarbejdere der ikke logger ind med deres e-mail men bruger deres medarbejder-ID har mulighed for at scanne en QR kode for at tilgå jeres undersøgelser.  

For at sikre en højere svarprocent kan QR-koden eksempelvis sættes op i fællesarealer, så flere medarbejdere har mulighed for at deltage.

Sørg for at du har oprettet kiosk-brugerene på jeres konto og har aktiveret kiosk tilstand på din undersøgelse inden du opretter en QR-kode. 

  1. Navigér til Kalenderen
  2. Vælg  ud for undersøgelsen
  3. Vælg Indstillinger oppe i kladdens menulinje 
  4. Aktivér  Kiosk tilstand
  5. Kopiér undersøgelseslinket
  6. Åben en ny fane og indsæt undersøgelseslinket
  7. Tryk på de 3 prikker i højre hjørne
  8. Hold musen over Cast, gem og del
  9. Vælg Opret QR-kode

Vær opmærksom på at fremgangsmåden i step 7-10 kan variere efter browser. ovenstående er med udgangspunkt i Google Chrome.